عبودي_أبومحمد
New member
[frame="1 10"][frame="7 80"][marq="6;right;2;alternate"]ادارة الاجتماعات...علم وفن يتميز به الأفراد الماهرين,,[/marq][/frame]
للاجتماعات أهمية كبرى في التعريف برؤية واستراتيجية أي قطاع أومؤسسة وخططها المستقبلية , لكن لادارتها بنجاح وتحقيق الأهداف المرجوة منها هناك العديد من النقاط التي يجب أن يكون معروفة للشخص الذي يقوم بادارة الاجتماعات أي كان نوعها , فهي كالاتي :
[/frame]مفهوم الاجتماع .
هو التقاء عدد من الأفراد في مكان ما وفي وقت محدد لمناقشة موضوعات معينة للتوصل لأهداف محددة .
مظاهر الاجتماعات الفعالة :
ايضاح الهدف من الاجتماع قبل انعقاده , الاعداد والتحضير المسبق من قبل المشاركين في الاجتماع , وجود جدول أعمال , وتحديد وقت محدد لكل بند , والتقيد بذلك , ضبط عملية النقاش واقتصار الحديث على الأفراد الذين يقومون اسهامات واضافات مفيدة ذات صلة وثيقة بموضوعات وأهداف الاجتماع , اقتصار الدعوة والحضور في الاجتماع على الأشخاص المعنيين بالقضايا المطروحة للنقاش , توفير المعلومات والبيانات الازمة للموضوعات التي يحتويها جدول الاجتماع , تحقيق أهداف الاجتماع خلال الفترة الزمنية المحددة له , الخروج بقرارات وخطوات تنفيذية عندما تستدعي الحاجة ذلك .
مظاهر الاجتماعات غير الفعالة :
غياب الهدف أو الغرض من عقد الاجتماع , تعقيد القضايا السهلة , الاستمرار لمدة طويلة , الكلام والنقاش المطول واستئثار البعض بالكلام والتحدث , تعطيل القرارات والخطوات التنفيذية , عدم وجود مقرر للاجتماع .
متى يصبح الاجتماع ضروريا ؟
خطورة وتكلفة القرار الذي سيتم اتخاذه , وجود مشكلة أوقضية تحتاج الى رأي جماعي , وجود قضية أو قضايا تتطلب المتابعة والتقويم المستمر , بروز ما يدعو لتغيير الوضع القائم وتطويره , الرغبة في تدريب أعضاء الاجتماع وتنمية مهاراتهم السلوكية والفنية أوتغيير قناعاتهم واتجاهاتهم نحو أمر ما , الرغبة في تحقيق التعارف والتالف بين أعضاء الاجتماع , والتنسيق بين مهام ومسؤوليات أعضاء الاجتماع .
كيفية انجاح الاجتماعات :
النقاط العملية التالية ستساعدك في أن تعقد اجتماعك بصورة أكثر فعالية :
قبل الاجتماع :
1- قرر فيم اذا كان الاجتماع ضروريا .
هل من الممكن تحقيق الأهداف بصورة أكثر فعالية من خلال وسيلة أخرى غير وسيلة الاجتماعات .
2- حدد أهداف الاجتماع :
- ماتنوي تحقيقه من الاجتماع .
- القرارات التي يجب اتخاذها .
- الخطوات التنفيذية التي يجب اتخاذها .
3- أعد جدول الأعمال :
- ادخل الموضوعات ذات العلاقة المباشرة بأهداف الاجتماع .
- حاول أن تقلل من عدد الموضوعات الهامة التي يحتويها كل اجتماع حتى يمكن تناولها بالشمول والعمق الكافي .
- رتب بنود جدول الأعمال وفقا لأهميتها بحيث تجئ الموضوعات الأكثر أهمية أولا .
- اجمع بنود جدول الأعمال ذات العلاقة ببعضها في موضوع واحد .
-حدد الوقت المسموح به لمناقشة كل بند من بنود جدول الأعمال .
4- اجمع كل المعلومات والبيانات المتاحة ذات العلاقة ببنود جدول الأعمال وحدد النقاط المهمة في حالة كون هذه المعلومات والبيانات كثيرة ومفصلة .
5- وزع مقدما , جدول الأعمال والوثائق الخاصة بالموضوعات التي ستعرض للنقاش .
6- اقصر على الأفراد الذين لهم علاقة مباشرة بموضوعات الاجتماع .
أثناء الاجتماع :
وضح الهدف من الاجتماع , احصر الحاضرين والغائبين عن الاجتماع , عند البدء في مناقشة أي بند من بنود جدول الأعمال , افتح باب المناقشة باستدعاء اسهامات الأعضاء , أتح الفرصة للأعضاء الذين يملكون الاضافة والاسهام أن يتحدثوا ويقدموا ما لديهم وجه المناقشة بهدف التأكد من أن الاجتماع يسير نحو تحقيق الأهداف المرسومة , تقيد بالموضوعات المطروحة للنقاش ووجه النقاش اذا ابتعد عن الموضوع أو تطرق الى تفاصيل غير ضرورية , لخص ما استمعت اليه من نقاط مهمة , اذا اتخذت المناقشة جانب التعقيد واختلاف وجهات النظر , وذلك لمراجعة فهمك وفهم الاخرين لما قيل , التزم بالزمن المحدد لكل بند من بنود جدول أعمال الاجتماع , عند الانتهاء من مناقشة كل بند من بنود الاجتماع , لخص القرارات أو النتائج التي تم التوصل اليها , لخص ما تم التوصل اليه في نهاية الاجتماع , واذا كانت هناك خطوات تنفيذية معينة لابد من اتخاذها , حدد من الذي يتخذها , والوقت الكافي لانجازها , وحدد موعد الاجتماع القادم وهدفه .
بعد الاجتماع :
1- أعد محضر الاجتماع ووزعه على الذين حضروا والذين لم يحضروا , يجب أن يكون المحضر بمثابة سجل دقيق لما دار في الاجتماع , وأن يشمل القرارات والتوصيات الصادرة عن الاجتماع وتحديد اسنادات العمل وأسماء الأشخاص الموكل اليهم , هذه الاسنادات والمواعيد النهائية لانجازها , كذلك سجل الموعد والزمن الذي تم تحديده لعقد الاجتماع القادم , وتابع وارصد ما تم انجازه من أعمال .
قبل الاجتماع :
1- اقرأ جدول الأعمال وملخصات الأوراق , وكن متأكدا من فهمك لأهداف الاجتماع وأعط اهتماما لبنود جدول الأعمال التي عليك بصورة مباشرة .
2- فكر في القضايا التي يمكن أن تثأر , وخطط للاسهامات التي يمكن أن تقدمها للاجتماع .
3- اصطحب معك المعلومات والبيانات ذات العلاقة بموضوعات الاجتماع .
أثناء الاجتماع :
1- لاحرج عليك أن تجلس بهدوء وأن تنصت لما يقوله الاخرون . تحدث عندما يطلب منك ذلك , أو لتستوضح أمرا , أو عندما تشعر بأن لديك اسهاما جيدا .
2- دون ملاحظاتك حول القرارات واسنادات العمل التنفيذية التي يتم اتخاذها وخاصة تلك المتعلقة بك .
بعد الاجتماع :
1- اقرأ محضر الاجتماع , أعط اهتماما خاصا للمهام التي تتطلب منك اتخاذ خطوات تنفيذية أو أداء معين من جانبك .
2- أعط خطة عمل وحدد فيها ما يجب عليك أن تقوم به , وضع جدولا زمنيا للتنفيذ , ثم تابع مدى تقدم التنفيذ بالمقارنة بالخطة .
والله الموفق ,,,
ولكم خالص تحياتي وامتناني,, ,
(عبودي-أبومحمد),,,
اسم الموضوع : *** ادارة الاجتماعات ...***
|
المصدر : .: أشتات وشذرات :.
